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Responsable des processus / contrats d'entretien & management prestataires H/F

Réf. : 1288
Type de contrat : CDI
Affectation : Dir. Patri & Cadre de vie
Secteur : Contrats Facturation Visites Entretien
Date de mise en ligne : 10/07/2020

GUIDER EN TOUTE CONFIANCE

Vos MISSIONS

Vous assurez le pilotage budgétaire et administratif des dépenses liées aux contrats d'entretien et à l'énergie (tous type d’usages et sources d’énergie), en lien avec les Chargés de maintenance et les utilisateurs. Vous pilotez le processus de management des prestataires sur le volet marchés d’exploitation / maintenance, en lien avec la Direction de la performance et qualité.

Vous managez l’équipe du secteur contrats et supervisez le secteur visites d’entretien (VE).

Assurer le pilotage budgétaire et administratif des dépenses liées aux contrats d'entretien et à l'énergie

En lien avec les Chargés de maintenance, le service Bâti et la Proximité :

  • S’assure de la couverture exhaustive du patrimoine par les contrats d’entretien
  • Gère les ajustements de commande au regard du patrimoine (nombre et renouvellement d’équipements, démolitions, ventes, acquisitions…)
  • Prend en compte les nouvelles clauses des contrats et les applique (conditions d’exécution administratives et financières relatives aux engagements, à la facturation et aux visites d’entretien)
  • Propose et présente à la Direction financière le budget annuel, en cohérence avec le patrimoine et son évolution
  • Gère les dépenses (budgets, engagements, évolutions d’avenants, factures) sur la partie forfaitaire des contrats d’entretien et autres dépenses d’exploitation récurrentes (fourniture d’énergie, comptage, cartographie amiante, …)
  • Participe, en appui de la Direction de la gestion immobilière, au contrôle des dépenses récupérables
  • S’assure de l’actualisation des données économiques de l’ensemble des contrats au regard des taux en vigueur
  • Participe aux réunions de bilan des contrats VE avec les prestataires, les agences et les Chargés de maintenance responsables des contrats
  • Définit les plans d’actions pour répondre aux axes stratégiques du secteur définis par la direction
  • Définit, propose et met en œuvre les ajustements d’organisation, de procédures, de méthodes et d’outils de travail dans un souci d’efficacité du secteur
  • Conçoit, fiabilise et met à jour l’ensemble des tableaux de bord de son activité (liste des contrats gérés sur le patrimoine, suivi budgétaire, …)
  • Assure un reporting régulier sur son activité auprès des différents acteurs de sa Direction

Piloter le processus de management des prestataires sur le volet marchés d’exploitation / maintenance

En lien avec la Direction de la performance et qualité :

  • Décrit et met à jour le processus, en l’adaptant aux spécificités du marché (visites d’entretien préventives, marchés d’exploitation mis à disposition des agences, marchés propres à la maintenance, …)
  • Collecte dans ce cadre l’ensemble des éléments nécessaires
  • Elabore les documents supports, en lien avec les Chargés de maintenance responsables des contrats
  • Communique et explicite le processus auprès des acteurs concernés
  • Définit et met en place les indicateurs de mesure du fonctionnement et de la performance du processus par rapport aux objectifs fixés
  • Capitalise et analyse les résultats / écarts, en lien avec les Chargés de maintenance responsables des marchés (suivi indicateurs, retours SRC, baromètre de satisfaction, …)
  • Elabore et met en œuvre les outils de suivi (reporting, tableaux de bords) et d'aide à la décision (statistiques, indicateurs)
  • Evalue le respect des processus et transmet les informations aux responsables des marchés (Chargés de maintenance) et aux utilisateurs (agences)
  • Propose le cas échéant des actions correctives, voire l’adaptation et amélioration du processus par domaines prioritaires
  • Participe à l’amélioration de la relation fournisseurs dans une démarche d’échanges et de transparence
  • Participe aux projets de développement d’outils contribuant à cet objectif (contrôle en mobilité, échange de données via outils numériques), en lien avec les services internes
  • Assure une veille technique et juridique dans son domaine d’expertise
  • Anime, le cas échéant, des groupes de travail et des actions de formation dans le cadre de sa mission

 Manager l’équipe

  • Fixe les objectifs de son secteur
  • Participe aux différents temps clés de la gestion des ressources humaines (points d’activité individuels, réunions collectives, entretiens d’évaluation, recrutement, …)
  • Contribue à l’optimisation des ressources et au développement des compétences de ses collaborateurs
  • Mobilise son équipe autour des objectifs opérationnels
  • Accompagne l’équipe et prend le relai en cas de litige ou dossier complexe

Vos COMPETENCES

  • BAC + 4 et expérience de 2 ans dans un emploi similaire
  • Connaissance générale en maintenance du patrimoine
  • Connaissance dans le domaine budgétaire / comptabilité générale
  • Connaissance de la réglementation et des procédures liées aux contrats
  • Savoir manager une équipe
  • Maîtrise des outils informatiques
  • Capacité d’analyse
  • Organisation
  • Animation, coordination, mobilisation
  • Donner du sens, fédérer, leadership
  • Ecoute, adaptation relationnelle
  • Force de proposition, sens de l’initiative
  • Vision globale, systémique & transverse
  • Respect des engagements internes et de service client
  • Esprit et travail d’équipe, coopération

CONDITIONS D'EMPLOI

Rémunération entre 2470 et 2980 € bruts mensuels selon le profil, 13ème mois, 35h/RTT, chèques déjeuner, mutuelle et prévoyance, intéressement, CET, PEE.
Poste situé dans le quartier Part Dieu, facilité d'accès en transports en commun.

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