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Assistant syndic H/F

Réf. : 1322
Type de contrat : CDI
Affectation : Pôle Immo spé & trans num
Date de mise en ligne : 10/09/2021

COLLABORER AU QUOTIDIEN

Vos MISSIONS

Véritable bras droit des chargés de syndic et du responsable de service, il/elle assure le traitement et le suivi des réclamations courantes ainsi que l’assistance opérationnelle de l’équipe et du responsable de service.

Il/elle participe à l’organisation, la mise en œuvre  et au suivi des assemblés générales.

Véritable relais d’information avec les autres services et les agences, il/elle facilite l’activité des chargés de syndic en assurant la gestion administrative de l’activité syndic.

Assurer le traitement et le suivi des réclamations courantes

  • Recueille et identifie les problématiques des copropriétaires (par téléphone, courrier, fax ou mail)
  • Traite les réclamations de premier degré et en assure le suivi : demande de devis, commande les travaux aux entreprises adéquates, sollicite les acteurs internes, informe les chargés de syndic.
  • Relance les entreprises ou fournisseurs à la demande du responsable du dossier.
  • Alerte son responsable en cas de dérive et passe le relais sur les problématiques techniques, comptables ou juridiques plus conséquentes.
  • Prend les premières mesures nécessaires pour régler les urgences.

Assurer une assistance opérationnelle auprès de l’équipe et du responsable

  • Gère le courrier (dispatch, réponses et suivi)
  • Organise les réunions de service et les points trimestriels en agence, établit les ordres du jour et en assure les comptes rendus,
  • Met à jour les différents fichiers informatiques, bases de données, et disques partagés avec les Agences et les autres services de GLH,
  • Assure l’assistanat du service syndic (assistance téléphonique, gestion d’agendas et de messagerie…)
  • Prépare les dossiers pour les Assemblées Générales (copies, réponses mails, etc).
  • Vérifie la validité des factures,
  • Gère les dossiers sinistres (multirisque et dommage ouvrages)
  • Assure la gestion de certains dossiers spécifiques à la demande des Chargés de syndic et du Responsable de service.
  • Assure le classement et la gestion des archives du service

Aider dans la mise en œuvre des Assemblées Générales

  • Aide à la préparation dans le respect des échéances réglementaires
  • Assiste à certaines Assemblées générales à la demande du Chargé de syndic
  • Rédige les PV et les diffuse
  • Vérifie que les obligations légales de la tenue des AG soient respectées (tantièmes, pouvoirs, quorums)
  • Aide à la mise en œuvre des actions à mener suite aux décisions prise lors des Assemblées Générales (réponses aux copropriétaires, échanges avec les fournisseurs, demandes de devis, etc).

Vos COMPETENCES

  • Connaissances de base du Droit immobilier en copropriété
  • Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point)
  • Organisation
  • Capacité d’alerte
  • Communication écrite
  • Écoute, adaptation relationnelle
  • Capacité d’analyse
  • Force de proposition, sens de l’initiative
  • Esprit et travail d’équipe, coopération
  • Respect des engagements internes et du service clients

CONDITIONS D'EMPLOI

Rémunération entre 1800 et 1860 € bruts mensuels selon le profil, 35h+RTT, chèques déjeuner, mutuelle et prévoyance, intéressement, CET, PEE.
Poste situé dans le quartier Part Dieu, facilité d'accès en transports en commun, à pourvoir immédiatement

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