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Assistant chargé d'opérations H/F

Réf. : 1361
Type de contrat : CDI
Affectation : Pôle Patrim & territoires
Date de mise en ligne : 02/11/2021

COLLABORER AU QUOTIDIEN

Vos MISSIONS

Au sein du Service Bâti, Hygiène et Sécurité, il/elle réalise les traitements administratifs des dossiers confiés dans le cadre du déroulement d’une affaire (opération, action GE…) et dans le cadre de l’exécution des marchés d’exploitation. Il/Elle gère l’interface administrative des marchés, en lien avec la Direction des marchés et les prestataires.

Assurer le traitement et suivi administratif des dossiers dans le cadre du déroulement d’une affaire (opération, action travaux GE…) et dans le cadre de l’exécution des marchés d’exploitation

  • Met en forme les dossiers (commissions, financements, …)
  • Commande les prestations (affichage des permis, passage des huissiers, …) et les saisit dans le logiciel
  • Etablit et/ou participe au montage des dossiers d’assurance et dommage ouvrage
  • Alerte sur les documents à produire, les délais et étapes du déroulement d’une opération, ainsi que sur les éventuels dysfonctionnements
  • Vient en appui pour l’enregistrement de l’opération dans SPO
  • Assure la traçabilité des opérations via la rédaction d’une fiche d’opérations
  • Réalise des requêtes sous logiciel interne
  • Participe aux enquêtes (locataires, évaluation des produits, …)
  • Rédige les courriers, mailings et supports de communication
  • Recueille, traite et suit la mise à jour des tableaux de bords
  • Assure un premier niveau de réponse aux sollicitations internes et externes.

 

Gérer l’interface administrative des marchés publics, en lien avec la Direction des marchés, la Direction financière et les prestataires

  • Recueille, vérifie et traite les pièces marchés, les avenants et les actes de sous-traitance
  • Recueille les attestations réglementaires actualisées (travail illégal, assurances, …)
  • Prépare et traite les ordres de service, les procès-verbaux, les documents comptables (ex : autorisation d’engagement)
  • Renseigne et sollicite les prestataires
  • Assure l’enregistrement des affaires dans SIS marchés
  • Sensibilise les prestataires sur leurs obligations lors de la première réunion de chantier

Vos COMPETENCES

  • De formation BAC+2 et expérience de 6 mois dans un emploi similaire
  • Connaissance des techniques de travail de son domaine
  • Connaissance des procédures internes liées à son domaine : marchés publics, suivi d’une opération, …
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques courants
  • Capacité d’analyse
  • Organisation
  • Communication orale
  • Communication écrite / Aisance rédactionnelle
  • Capacité d’adaptation (outils, process, ...)
  • Vision globale / vision systémique & transverse
  • Esprit et travail d’équipe, coopération 
  • Respect des engagements internes et de service client 

CONDITIONS D'EMPLOI

Rémunération entre 1730 et 1970 € bruts mensuels selon le profil, 13ème mois, 35h/RTT, chèques déjeuner, mutuelle et prévoyance, intéressement, CET, PEE.
Poste situé dans le quartier Part Dieu, facilité d'accès en transports en commun.

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