Assistant de gestion relocation H/F

L’agence Jean Mermoz, recherche:               

Un Assistant de gestion relocation - H/F - CDD 2 mois

(C2N1)

Rattaché au Chargé de relocation, il/elle est le/la référent.e administratif/ve du pôle relocation et assure l’interface avec les partenaires internes et externes.

Voici vos missions principales : 

• Gère les congés dédits : prise de rdv, saisie des Ordres de mission et des bons de travaux, envoi des courriers recommandés via un logiciel de dématérialisation, information des différents services concernés, validation des factures ,..
• Assure le rôle de référent auprès du prestataire d’externalisation des états des lieux et de la société de sécurité des locaux vacants
• Assiste le Chargé de Relocation dans ses missions. 
• Gère les avenants au bail : recenser les besoins, saisie sous le logiciel dédié, prise de RDV pour signature.
• Assure un appui administratif au service : rédaction et mise en forme de courriers, préparation des bilans, traitement des réclamations diverses, appui aux collaborateurs de l’équipe, programmation des réunions, réalisation des comptes rendus de réunion, assure la continuité de service pendant les absences du responsable, optimisation du partage d’informations…
• Gère et suit les commandes pour la sécurisation des logements vacants auprès du prestataire 
• Constitue et suit les dossiers juridiques : commande de dépôt de plainte, transmission des éléments.
• Programme les badges et émetteurs pour le service et gère les stocks des badges
• Assure la gestion des clés : identification, centralisation et suivi des remises aux prestataires.
• Assure le suivi budgétaire
• Tient à jour les tableaux de suivi d’activité : congés équipe relocation, notification forfaitaires, réduction de quittancement, prestataires, budget.